Política de Protección de Datos

 

CONTENIDO


ASPECTOS PRELIMINARES

NUESTROS DATOS DE CONTACTO

OBJETO DE NUESTRAS POLÍTICAS

MARCO NORMATIVO

DEFINICIONES

PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EN QUÉ CASOS SOLICITAMOS SU AUTORIZACIÓN

NIVEL DE INTERVENCIÓN

ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES

COMPROMISOS

COMPROMISOS ESPECIALES

COMPROMISOS DE OKORUM O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

DERECHOS DE LOS TITULARES

PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS

ASPECTOS GENERALES

CONSULTA

RECLAMOS

LEGITIMIDAD

COMPETENCIA

DISPOSICIONES FINALES

VIGENCIA

AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS


POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN 

BASES DE DATOS OKORUM TECHNOLOGIES S.A.S.


ASPECTOS PRELIMINARES

OKORUM TECHNOLOGIES S.A.S.  en adelante “OKORUM”, consciente de la importancia que representan los datos personales para sus titulares, y de la responsabilidad que ha adquirido frente a estos, como consecuencia de las actividades de tratamiento de información desarrolladas en ejecución de su objeto social, pone a disposición de los interesados, sus políticas para el tratamiento de información personal, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único del sector Comercio Industria y Turismo, DU 1074 de 2015, (Decreto 1377 de 2013, Art. 13). 

1. NUESTROS DATOS DE CONTACTO 

OKORUM, Responsable del tratamiento de información personal que componen sus bases de datos, se encuentra domiciliada en el Municipio de Medellín, Antioquia, con asiento principal en la Cr. 43A # 16A Sur - 38. Of. 501-502-504, teléfono (+574) 322 54 92 y correo electrónico info@okorum.com.  

2. OBJETO DE NUESTRAS POLÍTICAS

El presente documento tiene por objeto reglamentar las actividades relacionadas con el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las bases de datos de OKORUM, principalmente en lo relacionado con la finalidad del mismo, los derechos de los Titulares de los datos personales, los compromisos adquiridos por OKORUM  con los Titulares de los datos, en su calidad de Responsable o Encargado del tratamiento (según sea el caso) y las herramientas adoptadas para que los Titulares puedan ejercer adecuadamente sus derechos. 

3. MARCO NORMATIVO

Para aquellas situaciones no reguladas por las Políticas para el Tratamiento de Información de OKORUM, se estará a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009, compilados en el DU 1074 de 2015.

4. DEFINICIONES

Para efectos interpretativos y brindar mayor entendimiento de las Políticas para el Tratamiento de Información de OKORUM, se adoptan las siguientes definiciones:

4.1 Autorización 

Consentimiento previo, expreso e informado, emitido por el titular, para efectos de someter sus datos a una actividad de tratamiento.

4.2 Base de datos 

Es el conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento.

4.3 Dato personal

Toda información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables, que componen las Bases de datos de OKORUM.  

4.4 Dato privado

El dato que, por su naturaleza íntima o reservada, su conocimiento sólo es relevante para el titular.

4.5 Dato público

Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. 

4.6 Dato semiprivado

El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

4.7 Dato sensible

Aquellos que afectan la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido puedan generar su discriminación. 

4.8 Dato biométrico

Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.  

4.9 Encargado del tratamiento 

Aquella persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

4.10 Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

4.11 Titular del dato

Aquella persona natural o jurídica cuyos datos, siendo objeto de tratamiento, hacen parte de las Bases de datos de OKORUM. 

4.12 Tratamiento

Toda operación o conjunto de operaciones que OKORUM ejecuta sobre los datos personales que componen las Bases de datos de OKORUM, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

4.13 Transmisión de datos

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable. 

4.14 Transferencia de datos 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

5. PRINCIPIOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN 

Para el adecuado tratamiento de datos personales, en todos los actos desplegados por OKORUM sobre la información que compone sus Bases de datos, al igual que en lo referente a la interpretación y ejecución de las presentes políticas, se acatarán los siguientes principios:

5.1 Principio de legalidad

Durante todas las etapas y actividades de Tratamiento de información por parte de OKORUM o quien esta designe como Encargado de tratamiento, se dará aplicación, además de lo establecido en la presente política, a las normas descritas en la sección 3 y todas aquellas que las reglamenten, adicionen, modifiquen o supriman. 

5.2 Principio de finalidad

En el tratamiento de información personal de las Bases de datos de OKORUM, se ejecutarán las actividades que estén relacionadas con la finalidad establecida en la sección 9. 

5.3 Principio de libertad

Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular.

Lo anterior no obsta para que en cualquier momento, el titular del dato personal solicite la supresión del mismo, según lo dispuesto en la sección 15.6. 

5.4 Principio de veracidad o calidad

OKORUM se compromete con los Titulares de la información que compone sus bases de datos, a garantizar que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Para este fin, pone a disposición de los titulares de la información los mecanismos establecidos en las secciones 16, 17 y 18 del presente documento, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de la información.

5.5 Principio de transparencia

OKORUM ha adoptado los mecanismos idóneos para garantizar que el Titular obtenga, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

5.6 Principio de acceso y circulación restringida

El acceso a la información que compone la Base de datos de OKORUM, está restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. OKORUM no publica la información personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

5.7 Principio de seguridad

OKORUM ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento, para impedir que los mismos sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado.

5.8 Principio de confidencialidad 

OKORUM ha adoptado un protocolo, que garantiza a los titulares de la información que compone sus Bases de datos, que las personas que intervienen en el tratamiento de sus datos personales, guardarán reserva sobre dicha información, aún después de finalizada la labor de tratamiento, o su vínculo contractual con OKORUM. 

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

6. EN QUÉ CASOS SOLICITAMOS SU AUTORIZACIÓN 

Por regla general, las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política, serán ejecutadas sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada. 

Sin perjuicio de lo anterior, OKORUM se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de OKORUM frente a los titulares de la información, establecidos en la presente política. 

Para los efectos pertinentes, es importante destacar que OKORUM, puede utilizar cualquiera de las siguientes modalidades para la obtención de los datos sometidos a tratamiento: 

6.1 Datos recolectados directamente por OKORUM.

OKORUM conserva copia de las autorizaciones emitidas por cada uno de los titulares de los datos que componen sus Bases de datos.

6.2. Datos suministrados por terceros

Además de los datos personales recolectados por OKORUM directamente con el Titular, existen ocasiones en las que OKORUM obtiene datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente han obtenido autorización de los titulares.

7. NIVEL DE INTERVENCIÓN 

Por regla general, OKORUM actúa en calidad de Responsable del tratamiento, según lo dispuesto en las secciones 1. y 4.10 de la presente política; sin embargo, atendiendo a situaciones particulares de ciertas bases de datos, las finalidades perseguidas con el tratamiento de las mismas y/o a la ejecución de ciertas obligaciones contractuales, OKORUM podrá adquirir la calidad de Encargado del tratamiento de información personal (sección 4.9), respecto de otras bases de datos.  En este último caso, se dará plena observancia a los compromisos dispuestos en la sección 14.

Adicionalmente, OKORUM se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero, para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este último observará los compromisos establecidos en la sección 14 de la presente política.   

8. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

Las Bases de datos de OKORUM, hacen referencia al conjunto de datos personales almacenados sistemáticamente atendiendo a las finalidades descritas en la sección 9 la presente política. Las actividades de tratamiento que se desarrollan sobre las mismas, comprenden la recolección de los datos personales, su almacenamiento, transmisión a sus encargados, uso para el desarrollo habitual de las actividades comprendidas dentro de su objeto social y el cumplimiento de obligaciones de naturaleza legal y contractual, consulta y verificación de información. OKORUM no transfiere sus Bases de datos a terceros, según se define en la sección 4.14.; sin embargo, en caso de requerir hacerlo, OKORUM se asegurará de contar con la autorización previa expresa e informada para el desarrollo de dicha actividad de tratamiento. 

Adicional a lo anterior, en algunos casos, OKORUM podrá consultar, solicitar, suministrar, reportar, procesar y divulgar información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, en Colombia o en el exterior, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios. Para el desarrollo de tales actividades, OKORUM se asegurará de contar con la autorización previa expresa e informada para el desarrollo de dicha actividad de tratamiento.

Las referidas actividades de tratamiento podrán ejecutarse a través de correos electrónicos, documentos físicos, mensajes de texto, mensajes de datos, llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos), inclusión de información en dispositivos electrónicos, digitales o medios físicos; entre otras.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

OKORUM, para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales, de carácter interno y externo, requiere de ciertas Bases de datos cuyas finalidades varían dependiendo de las características propias y la naturaleza de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, según se describe a continuación:

FINALIDADES COMUNES A TODAS LAS BASES DE DATOS

A excepción de lo expresamente dispuesto para cada una de las Bases de datos en particular, las siguientes finalidades perseguidas por OKORUM con el tratamiento de información personal, son comunes a todas sus Bases de datos: 

9.1 Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales y envió de boletines e información de carácter comercial e institucional de OKORUM o de las compañías o personas representadas por OKORUM.

9.2 Cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de OKORUM.

9.3 Ejecución de actividades de mercadeo, publicidad y programas de fidelización relacionados con el objeto social de OKORUM o de las compañías o personas representadas por OKORUM.

9.4 Evaluación de la calidad y del nivel satisfacción de los servicios prestados por OKORUM, así como la creación de la estrategia de mejoramiento en la prestación de los mismos.

9.5 Organización y ejecución de eventos y programas culturales e institucionales.

9.6 Atención y trámite de requerimientos, quejas y reclamos.  

9.7 Almacenamiento de información en archivos activos y/o inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia. 

FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA CIERTAS BASES DE DATOS

9.8 BASES DE DATOS EMPLEADOS 

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Empleados (potenciales, actuales y antiguos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, salvo lo dispuesto en el parágrafo de la presente sección 9.8, tendrán las siguientes finalidades:

9.8.1 Ejecución de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente. 

9.8.2 Realización de pruebas de conocimiento, psicológicas y/o técnicas a los titulares de los datos personales.

9.8.3 Ejecución de programas de formación y capacitación 

9.8.4 Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales.

9.8.5 Suministro de información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de OKORUM con terceros.

9.8.6 Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones, bienes o activos de OKORUM

9.8.7 Utilización de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal, capturados por sistemas de monitoreo y/o video-vigilancia dispuestos por  OKORUM en toda su infraestructura, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales, o administrativos que surta OKORUM o en los que sea parte o vinculado de cualquier forma. 

9.8.8 Publicación de imágenes (imagen personal) en la página web de OKORUM, así como en las diferentes redes sociales de las cuales OKORUM sea titular.

9.8.9 Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.  

Parágrafo: A la presente BASE DE DATOS no le será aplicable la finalidad establecida en el numeral 9.4 anterior. 

9.9 BASES DE DATOS PROVEEDORES

Las actividades de tratamiento sobre las Bases de datos de Proveedores (incluyendo a los potenciales, actuales y antiguos, así como a los empleados y personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, salvo lo dispuesto en el parágrafo de la presente sección 9.9, tendrán las siguientes finalidades:

9.9.1 Facilitar los procesos de contratación de servicios y/o suministro de productos.

9.9.2 Verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor por parte de los contratistas. 

9.9.3 Evaluación de la calidad de los servicios y productos suministrados por los proveedores.

9.9.4 Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

9.9.5 Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

9.9.6 Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

9.9.7 Como elemento de análisis para la verificación del origen de los recursos, actividades relacionadas con lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

9.9.8 Validación y emisión de referencias comerciales y demás información suministrada.

9.9.9 Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.  

9.9.10 Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

Parágrafo: A la presente Base de datos no le será aplicable la finalidad establecida en el numeral 9.4 anterior.

9.10 BASE DE DATOS CLIENTES

Las actividades de tratamiento sobre la Bases de datos de Clientes (incluyendo a los actuales, antiguos y prospectos, así como a las personas de contacto de aquellos), además de las finalidades comunes a todas las Bases de datos descritas anteriormente, tendrán las siguientes:

9.10.1 Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los Clientes.

9.10.2 Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

9.10.3 Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

9.10.4 Como elemento de análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.

9.10.5 Transmisión de datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de OKORUM, o con las cuales OKORUM haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.

9.10.6 Transferencia de datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de OKORUM o con las cuales OKORUM haya celebrado o celebre acuerdos de colaboración o asociación.

9.10.7 Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de OKORUM.

9.10.8 Validación de referencias comerciales y demás información suministrada.

9.10.9 Verificación y consulta de información relacionada con los titulares, en listas y bases de datos de carácter público o privado, tanto nacionales como internacionales, relacionadas directa o indirectamente con (i) antecedentes judiciales, penales, fiscales, disciplinarios, de responsabilidad por daños al patrimonio estatal, (ii) inhabilidades e incompatibilidades, (iii) lavado de activos, (iv) financiación del terrorismo, (v) corrupción, (vi) soborno transnacional, (vii) buscados por la justicia, y en las demás bases de datos que informen sobre la vinculación de personas con actividades ilícitas de cualquier tipo.  

9.10.10 Verificación, consulta y reporte de información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios de los titulares, a las entidades públicas o privadas, que administren o manejen bases de datos relacionadas con el nacimiento, desarrollo, modificación, extinción y cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

9.10.11 Facilitar los procesos de contratación de servicios ofrecidos por Okorum

9.10.12 Como elemento para la prestación de soporte y capacitaciones del servicio

9.10.13 Como elemento para dar seguimiento al servicio

10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

OKORUM reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento, revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, en este orden de ideas, ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

10.1 Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal, establecidos en la sección 5.

10.2 Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.

10.3 Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

11. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, OKORUM se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Excepcionalmente, OKORUM requerirá someter a tratamiento datos personales de menores de edad, cuando ello ocurra, OKORUM someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

11.1 Respeto del interés superior del menor titular del dato. 

11.2 Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato. 

11.3 Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato, cuando se requiera

11.4 Respeto del derecho del menor a ser escuchado, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, así como la naturaleza de los datos sometidos a tratamiento y finalidad perseguida con tales actividades.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS FRENTE A LOS TITULARES

12. COMPROMISOS 

OKORUM en cumplimiento de lo dispuesto en la sección 7 de la presente política, y los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y obedeciendo a su calidad de Responsable del tratamiento de información personal, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

12.1 Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

12.2 Solicitar autorización del titular en los casos en que, conforme a una disposición legal, sea necesario obtener tal autorización. 

12.3 Conservar una copia de la autorización emitida por el titular, cuando la misma sea necesaria. 

12.4 Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos. 

12.5 Informar debidamente al titular los derechos que le asisten en virtud de su calidad de tal.

12.6 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12.7 Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

12.8 Rectificar la información cuando sea incorrecta o parcializada.

12.9 Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en términos señalados por la ley.

12.10 Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que, según las disposiciones legales, puedan tener acceso a ella.

12.11 Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.

12.13 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

12.14 Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

13. COMPROMISOS ESPECIALES

Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente, OKORUM se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

14. COMPROMISOS DE OKORUM O DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

Las obligaciones que se describen a continuación serán aplicables (i) cuando por razones de conveniencia, OKORUM delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero; o (ii) cuando OKORUM realice actividades de tratamiento en calidad de encargado, según fue definido en la sección 4 del presente documento:

14.1 Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

14.2 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

14.3 Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por OKORUM o directamente por el titular.

14.4 Tramitar los requerimientos formulados por los titulares, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.

14.5 Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.

14.6 Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

14.7 Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14.8 Adoptar unas políticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de datos personales.

14.9 Suministrar las políticas de tratamiento de datos personales descritas en el literal anterior al responsable del tratamiento

 

DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 

 

15. DERECHOS DE LOS TITULARES

OKORUM comprometido con el respeto a los intereses de los titulares de los datos personales sometidos a su tratamiento y, consciente de la importancia del debido tratamiento de datos personales, reconoce a los titulares de los datos de la Bases de datos de OKORUM, los siguientes derechos: 

15.1 Conocimiento

En virtud de este derecho, el titular del dato está facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, información sobre los datos que sobre él estén siendo manipulados por OKORUM, y el uso que se le da a tales datos. 

15.2 Rectificación

Potestad reconocida al titular del dato para solicitar, en cualquier momento, la corrección de la información inexacta que repose en las Bases de datos de OKORUM. 

15.3 Actualización 

Facultad del titular del dato de solicitar que, por motivos diferentes a la corrección de datos, la información que reposa en las Bases de datos de OKORUM, sea completa y actualizada, en este orden de ideas, podrá solicitar el ingreso o supresión de todo tipo de información que considere pertinente. 

15.4 Solicitar copia de autorización 

Cuando de conformidad con lo establecido en la sección 6 de la presente política y en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, se requiera obtener autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para solicitar, en cualquier momento y de manera gratuita, copia de la autorización emitida por este.

15.5 Revocar la autorización 

Cuando de conformidad con lo establecido en la sección 6 y en el artículo 10 de la Ley 1581, se requiera obtener autorización del titular para que sus datos sean sometidos a actividades de tratamiento, estará facultado para revocar, en cualquier momento, la autorización emitida.

15.6 Supresión

En virtud de este derecho, el titular podrá solicitar a OKORUM en cualquier momento, la supresión de los datos que reposen en las Bases de datos de OKORUM, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en ella. 

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL EFECTIVO EJERCICIO DE DERECHOS

 

16. ASPECTOS GENERALES 

OKORUM ha adoptado una serie de procedimientos para el adecuado tratamiento de información personal y el ejercicio de los derechos de los Titulares reconocidos en la sección 15, estos procedimientos variarán dependiendo del derecho ejercido por el titular, como se observa en las secciones 17 y 18 siguientes.

17. CONSULTA 

Para el ejercicio de los derechos de conocimiento, acceso a la información y solicitud de copia de la autorización, consagrados en la sección 15, numerales 15.1 y 15.4., respectivamente; los titulares o las personas legitimadas, de conformidad con lo dispuesto en la sección 19, podrán elevar consultas al Oficial de Privacidad de OKORUM, sección 20, bajo la observancia de las siguientes reglas: 

17.1 Mecanismos

Las consultas se elevarán al Oficial de Privacidad de OKORUM, a través del correo electrónico info@okorum.com 

Las consultas se realizarán por las personas que según la sección 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente la información sobre la cual desea tener acceso, dirección de correspondencia, datos de identificación y documentos que acrediten la legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular.

17.2 Trámite     

Recibida la consulta, el Oficial de Privacidad de OKORUM la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17.3 Respuesta

El Oficial de Privacidad de OKORUM de los trámites relacionados con el debido tratamiento de los datos personales, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.   

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a entera discreción de OKORUM la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta. 

18. RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos de rectificación, actualización, revocatoria de la autorización y supresión de la información, consagrados en las secciones 15.2., 15.3., 15.5. y 15.6., respectivamente, los titulares o las personas legitimadas de conformidad con lo dispuesto en la sección 19, podrán elevar reclamaciones al Oficial de Privacidad de OKORUM, sección 20, bajo la observancia de las siguientes reglas:   

18.1 Mecanismos

Las reclamaciones se elevarán al Oficial de Privacidad de OKORUM a través del correo electrónico info@okorum.com 

Los reclamos se realizarán por las personas que según la sección 19 se encuentran legitimadas para hacerlo, describiendo brevemente los hechos que motivan la petición, la dirección de correspondencia, los datos de identificación, adjuntando los documentos que soporten su solicitud y que acrediten su legitimidad para obrar, cuando quien presenta la solicitud no sea el titular del dato.

18.2 Trámite

Reclamo incompleto    

Cuando OKORUM considere que el reclamo presentado por el titular o por quien esté facultado para hacerlo, de conformidad con lo establecido en la sección 19, es incompleto por falta de los requisitos establecidos en la sección anterior, requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición, al interesado para que subsane las fallas. 

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de OKORUM al interesado, sin que este último presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, sin perjuicio de poder presentar una nueva reclamación en el mismo sentido; caso en el cual los términos para resolver comenzarán a contarse a partir de la nueva petición.

Reclamo completo

Recibido el reclamo completo o subsanados los vicios dentro del término establecido en el párrafo anterior, se incluirá en la respectiva Base de datos de OKORUM una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta tanto el reclamo sea decidido.

Sin perjuicio de lo anterior, el Oficial de Privacidad de OKORUM la resolverá en la medida de lo posible, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al titular sobre tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18.3 Decisión 

El Oficial de Privacidad de OKORUM, dará respuesta a los requerimientos de los titulares del dato, dentro de los términos establecidos en la sección anterior, de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.   

Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de OKORUM la decisión sobre a cuál dirección enviar la respuesta a la consulta. 

19. LEGITIMIDAD

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en la sección 15 y los demás reconocidos por la ley, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a través de mecanismos idóneos. 

20. COMPETENCIA  

Para todos los asuntos relacionados con actividades de tratamiento de información personal, solución a consultas y requerimientos, OKORUM ha designado como competente al Oficial de Privacidad, tomando para este fin, medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen la confidencialidad y seguridad de la información.  

DISPOSICIONES FINALES

21. VIGENCIA 

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación, el 25 de junio de 2020 y estará vigente durante el tiempo que OKORUM ejecute las actividades descritas en la sección 9 y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política. 

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de OKORUM y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los Titulares de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

22. AUTORIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN DE DATOS 

OKORUM velando por la efectiva protección de los datos personales de los Titulares cuya información componen las Bases de datos de OKORUM, pone a disposición del público en general, información relacionada con la Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad competente a nivel nacional que ejerce la vigilancia sobre las actividades de tratamiento desarrolladas en el territorio nacional, que podrá ser consultada en el siguiente link http://www.sic.gov.co/sobre-la-proteccion-de-datos-personales